外账会计做账的基本流程

外账会计的做账流程，是企业依据国家统一的会计准则和税法规定，对经济业务进行记录、核算、报告并履行纳税义务的一整套规范化操作。这个流程不仅是企业合规经营的基础，也是向税务机关、投资者、债权人等外部信息使用者提供可靠财务信息的关键环节。其基本流程，环环相扣，严谨有序，大致可分为以下几个核心步骤：

第一步：收集与审核原始凭证

一切会计核算的起点源于原始凭证。外账会计首先需要全面、及时地收集企业在经营活动中发生的各项经济业务的原始单据。这些单据种类繁多，常见的如发票（增值税专用发票、普通发票）、银行收付款回单、收据、出入库单、合同、费用报销单、差旅费报销单等等。

收集到原始凭证后，绝非简单堆砌，关键在于严格审核。审核是确保会计信息真实、准确、合法、完整的第一道关卡。审核内容主要包括：

1. 真实性：凭证是否伪造、变造，业务是否真实发生。

2. 合法性：凭证的内容和形式是否符合国家法律法规和财经纪律，例如发票的开具是否规范，是否有税务监制章等。

3. 准确性：凭证上的日期、业务内容、数量、单价、金额等信息是否清晰、准确无误，大小写金额是否一致，计算是否正确。

4. 完整性：凭证要素是否齐全，如付款单位名称、收款单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额、开票日期、填制人签章等；是否有经办人、审核人、批准人的签字手续。

对于审核中发现的不合规、不完整或有疑问的原始凭证，会计人员有权拒收，或要求相关人员补充、更正，直至符合要求为止。这是外账会计履行监督职能的重要体现。

第二步：填制记账凭证

审核无误的原始凭证，是填制记账凭证（也称会计分录）的直接依据。记账凭证是连接原始凭证和会计账簿的桥梁。外账会计需要根据原始凭证反映的经济业务内容，运用会计科目和借贷记账法，编制记账凭证。

填制记账凭证需要遵循以下原则：

1. 内容摘要清晰：简明扼要地说明经济业务的内容。

2. 科目运用准确：根据经济业务的性质，正确选择相应的会计科目（如“库存现金”、“银行存款”、“应收账款”、“主营业务收入”、“管理费用”等），不能张冠李戴。

3. 记账方向无误：遵循“有借必有贷，借贷必相等”的借贷记账法规则，正确判断账户的增减变动方向，确定借方科目和贷方科目。

4. 金额计算准确：借方金额合计必须等于贷方金额合计。

5. 附件齐全：将审核无误的原始凭证作为附件附在记账凭证之后，并在记账凭证上注明附件张数。

6. 编号连续：记账凭证需要按月或按业务发生顺序连续编号。

7. 签章完整：通常需要填制人、审核人、记账人、会计主管等相关人员签字或盖章。

在实践中，许多企业采用会计软件进行操作，此时通常是在软件中录入凭证信息，系统会自动检查借贷平衡并生成凭证号。

第三步：登记会计账簿

记账凭证编制完成后，下一步就是将其内容登记到相应的会计账簿中。这是会计核算的中心环节。会计账簿主要包括：

1. 日记账：主要指现金日记账和银行存款日记账。需要根据审核无误的收、付款凭证，按照经济业务发生的时间顺序逐笔登记。要求做到日清月结。

2. 明细账：根据记账凭证和相关的原始凭证，对需要详细核算的会计科目（如应收账款、应付账款、存货、固定资产、费用等）进行分类、序时登记。明细账提供了详细的核算信息。

3. 总分类账（简称总账）：根据记账凭证汇总表或科目汇总表，定期（通常是每月）对所有会计科目进行总括登记。总账提供的是概括性的核算信息。

登记账簿必须做到：依据准确（根据记账凭证）、内容完整、登记及时、摘要清晰、数字准确、书写工整（或电子数据准确无误）。使用会计软件的情况下，凭证过账后，系统会自动将数据更新到相应的总账和明细账中。

第四步：成本计算与结转

对于生产型企业或需要核算项目成本的企业，月末需要进行成本计算。这涉及到材料成本、人工成本、制造费用等的归集和分配，计算出产成品的生产成本。对于商品流通企业，则主要是计算已售商品的销售成本。成本计算的准确性直接影响企业的利润核算。计算完成后，需要编制相应的记账凭证，将成本结转至“主营业务成本”等相关科目。

第五步：财产清查与对账

为了确保账簿记录的准确性和财产物资的安全完整，需要定期进行财产清查和对账工作。

1. 账证核对：核对会计账簿记录与记账凭证及原始凭证的内容、金额是否一致。

2. 账账核对：核对总账有关账户的余额与其所属明细账的余额合计是否相等；核对不同会计账簿之间相关记录是否勾稽相符。

3. 账实核对：核对各项财产物资、债权债务的账面余额与实有数额（通过盘点、核对等方式确认）是否一致。例如，现金日记账余额与库存现金实存数核对，银行存款日记账余额与银行对账单核对，存货明细账余额与仓库实物盘点数核对，应收应付款项明细账余额与对方单位的账单或询证函核对。

对账和清查中发现的差异，必须查明原因，属于记账错误的要及时更正；属于实物盘短、盘盈或毁损的，要按照规定的程序报批处理，并进行相应的账务调整。对账工作是保证账实相符的关键步骤。

第六步：期末结账

月末或年末，在完成所有经济业务的记录、成本结转以及对账工作后，需要进行结账。结账的主要工作包括：

1. 计提各项资产减值准备（如坏账准备、存货跌价准备等）。

2. 计提固定资产折旧、无形资产摊销。

3. 预提或待摊费用的确认与摊销。

4. 结转各项收入、费用科目至“本年利润”科目，计算当期损益。

5. 计算并结转所得税费用（如果按月预缴）。

6. 将“本年利润”科目的余额转入“利润分配——未分配利润”科目。

7. 划线、结计发生额和余额，并在总账和明细账有关账户的最后一笔记录下注明“本月合计”及“累计”字样，为下一会计期间的开始做好准备。

第七步：编制财务报表

结账完成后，所有的账簿数据已经准备就绪。外账会计的核心产出之一就是财务报表。依据会计账簿（主要是总账和明细账）的数据，按照会计准则的要求，编制一套完整的财务报表，主要包括：

1. 资产负债表：反映企业在特定日期（通常是月末、季末、年末）的财务状况。

2. 利润表（或称损益表）：反映企业在一定会计期间（通常是月份、季度、年度）的经营成果。

3. 现金流量表：反映企业在一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的情况。

4. 所有者权益变动表（或称股东权益变动表）：反映构成所有者权益各组成部分当期增减变动情况。

5. 财务报表附注：对报表项目的进一步说明和解释，披露重要的会计政策、会计估计等信息。

财务报表是外部使用者了解企业财务状况和经营成果的主要途径，必须保证其真实、完整、准确、及时。

第八步：纳税申报

外账的一个极其重要的职能是处理税务事宜。在编制完财务报表的基础上，外账会计需要根据税法规定，计算企业应缴纳的各种税费，如增值税、企业所得税、个人所得税（代扣代缴）、城建税、教育费附加、地方教育附加、印花税等。

计算完成后，需要在规定的申报期内（通常是次月15日前申报增值税、所得税按季预缴年终汇算清缴等），通过电子税务局或办税服务厅，准确、完整地填写并提交纳税申报表，并及时缴纳税款。纳税申报的及时性和准确性直接关系到企业的税收遵从度和信用评级，稍有不慎可能面临罚款和滞纳金。

第九步：会计档案整理与保管

会计凭证、会计账簿、财务报表等都属于重要的会计档案。在一个会计期间结束后，外账会计需要按照《会计档案管理办法》的规定，将记账凭证连同所附的原始凭证，按照编号顺序，整理、装订成册，并编制凭证封面和目录。会计账簿、财务报表也应按规定整理归档。这些会计档案需要妥善保管，并有法定的最低保管年限（如凭证、账簿一般至少保存15年或30年，年度财务报告需永久保存），以备查阅和审计。

综上所述，外账会计的做账流程是一个系统性、规范性、严谨性要求极高的工作过程。从源头的原始凭证审核，到中间的凭证填制、账簿登记、成本核算、对账结账，再到最终的报表编制、纳税申报和档案管理，每一个环节都至关重要，相互依存，共同构成了企业财务核算与报告的完整闭环。熟练掌握并严格执行这一流程，是每一位合格外账会计的基本功，也是保障企业健康、合规运营的基石。